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Von Tätigkeit zu Tätigkeit surfen, jeweils genau im richtigen Moment?

Sind Sie nach den guten Vorsätzen nach zwei Wochen auch schon wieder mittendrin in der alltäglichen Beschleunigung an Ihrem Arbeitsplatz? Versuchen auch Sie schneller, effizienter, cleverer zu arbeiten, damit sie noch mehr schaffen und irgendwann das Wunder geschieht und der Schreibtisch oder die Inbox einmal leer sind?

Vielleicht haben Sie aber auch schon gemerkt, dass das Zeitsparen so nicht klappt, sondern dass sich die Schlange Ihrer Aufgaben schneller füllt, als sie sie „abarbeiten“ können. (Ist das nicht ein furchtbares Wort?)

Der Niederländer Paul Loomans, Zen-Mönch, Unternehmer und Familienvater stellt in seinem jüngst erschienenen Buch „Ich habe Zeit. Gelassen alle Aufgaben meistern“ seine Strategie vor, wie er trotz komplexer beruflicher und privater Anforderungen gelassen und zufrieden sein Arbeitspensum bewältigt.

Das Buch hat mich nachhaltig beeindruckt, denn viele seiner Strategien kommen mir aus meinen besten Arbeitsmomenten bekannt vor. Ich habe sie in keinem anderen Buch so „gehaltvoll“ zusammengefasst gefunden und meine Vermutung, dass die Intuition auch für das Zeitproblem des modernen Menschen eine Lösung bereithält, hat sich bestätigt.

„Wenn wir die Methode des Zeitsurfens anwenden, fällt uns die Effizienz wie eine reife Frucht in den Schoß.“

Was ist Zeitsurfen?

Zeitsurfen definiert der Autor als eine neue Form des Zeit-Managements, das aber nicht bewusst, sondern unbewusst gesteuert wird. Wir erledigen unsere Aufgaben so, dass es sich fast wie ein Tanz anfühlt, den Takt und den Rhythmus geben wir mit unserer Persönlichkeit vor, den dazu passenden Einsatz der einzelnen Instrumente bestimmt die Intuition. Wenn dann die Sinfonie eines Tages erklungen ist, fühlt sich Arbeiten währenddessen und im Rückblick erfüllt an. Ist das nicht zu schön, um wahr zu sein? Kann die Intuition das auch wirklich? Schließlich wird sie immer wieder als Diva beschrieben, die wenig zuverlässig ist, sich nur gelegentlich und oft nicht in den passenden Momenten zeigt, und diese Starallüren sollen dann zu einem besseren Zeitmanagement führen?

Der zweifelhafte Ruf des Bauchgefühls

Wenn wir unserem Bauchgefühl freien Lauf lassen, wählt es dann nicht nur die lustvollen und leichten Tätigkeiten für uns? Paul Loomans Erfahrung ist eine andere. Die Intuition stelle zum jeweils passenden Zeitpunkt die Aufgaben bereit, die wir ihr irgendwann einmal in ehrlicher und soweit möglich positiver Weise vorgestellt haben. Loomans beschreibt, wie wir durch Visualisierung anstehende Aufgaben – seien sie geliebt oder einfach nur notwendig – der Intuition präsentieren. Wir zeigen unserer Intuition, dass wir vorhaben, diese Aufgabe erfolgreich durchzuführen. Wir müssen nicht unbedingt wissen, in welcher Reihenfolge und mit welchen Lösungsbestandteilen wir die Aufgabe ausführen, aber eine gelingende Durchführung sollen wir visualisieren, um zu der zukünftigen Aufgabe eine Beziehung aufzubauen. Dann wird sie von der Intuition angenommen, passend verarbeitet und uns dann, wenn die Zeit reif ist, sozusagen „just in time“ frei Haus geliefert.

Wenn wir „den Fahrer wechseln“, wie Loomans es nennt, wenn wir in Zukunft der Intuition die Regie überlassen, dann erfordert das Vertrauen, dass auf diese Weise nichts Wichtiges vergessen geht. Wer weiterhin versucht, mit zwei Fahrern, die sich gegenseitig ins Lenkrad greifen, zu fahren, wird nicht den Zustand innere Ruhe erleben, den erfülltes und intuitiv gesteuertes Arbeiten ausmacht.

Loomans hat nach vielen Jahren des Experimentierens sieben Leitsätze entwickelt, die als Gesamtsystem so ineinandergreifen, dass sie das Zeitsurfen ermöglichen und gelingen lassen.

1. Bearbeiten Sie immer nur eine Sache zur gleichen Zeit und bringen Sie sie zu Ende.

Das, womit Sie sich gerade beschäftigen, ist Ihre Hauptaufgabe, das bringen Sie dann auch zu Ende. Multitasking funktioniert nicht. Wenn Sie verschiedene Sinneskanäle nutzen, scheint es zu funktionieren, beispielsweise, Sie hören einen Podcast beim Autofahren. Aber entweder es gehen Teile des Podcasts verloren, wenn Sie in eine schwierigere Fahrsituation kommen oder Sie sind weite Strecken auf Autopilot gefahren und haben die Landschaft und die Strecke nicht wahrgenommen, was teilweise nicht so schlimm ist, aber verdeutlicht, dass wir wohl nicht dazu gemacht sind, zwei Dinge konzentriert und mit voller Präsenz gleichzeitig zu tun.

Auch das Zu-Ende-Bringen ist ein wichtiger Teil, der selten Spaß macht: Das Aufräumen nach einem längeren Schreibtisch- oder Gartenprojekt, das Küche-Putzen nach dem Kochen etc. Finden Sie auch nach persönlichen Begegnungen oder Meetings für sich einen kurzen Abschluss, indem Sie durchatmen, sich noch ein paar Notizen machen. Gönnen Sie sich danach eine Zeitinsel (s.u.).

„ Wenn etwas fertig ist, kehrt Ruhe ein. Auch in uns selbst.“

2. Seien Sie sich Ihrer aktuellen Tätigkeit bewusst und akzeptieren Sie auch, dass das jetzt Ihre Tätigkeit ist.

Nehmen Sie Ihre aktuelle Tätigkeit als Hauptaufgabe an. Loosmann gibt den Tipp, diese Aufgabe innerlich zu benennen: „Ich kehre jetzt Straße“, „Ich schreibe jetzt das Protokoll“, das ist wie ein innerer Startimpuls in einen neuen Abschnitt. Versuchen Sie die jeweilige Tätigkeit bestmöglich durchzuführen, so bauen Sie zu dieser Tätigkeit eine Beziehung auf. Das hat etwas mit Wertschätzung und Hingabe zu tun. Kennen Sie das auch, dass Sie viele Tätigkeiten nur als „Mittel zum Zweck“ durchführen, beispielsweise wird die lästige Korrespondenz im Vorfeld eines Projekts schnell hingehuscht, denn das ist ja noch nicht das Eigentliche? Damit lebt man oft im Morgen, der aktuelle Moment verliert an Bedeutung, wird von uns selbst als nachrangig eingestuft und wirkt damit wenig erfüllend.

Loomans weist darauf hin, dass unser Arbeitsstress oft nicht durch die Beschleunigung an sich entsteht, sondern erstens durch den verzweifelten Versuch, mit unserem Verstand die Vielzahl und Komplexität der Arbeitsanforderungen in den Griff zu bekommen. Zweitens lehnen wir viele der bei uns aufgelaufenen Dinge ab, wir halten sie für nervig, unnötig. Wir sind sauer, dass sie bei uns gelandet sind und halten Sie nicht für unsere „eigentliche“ Arbeit. Klar, dass dieser Widerstand Stress verursacht.

Loosmans schlägt vor, sich die einzelnen Tätigkeiten wie Perlen an einer Kette vorzustellen, die man am Ende eines Tages aufgereiht hat. Auch monotone Arbeiten, wie bügeln oder Anträge kontrollieren, können eine eigene Schönheit entfalten. Stellen Sie sich diese Tätigkeiten wie einen Tanz vor, dann können Sie sie regelrecht elegant durchführen. Im Zen-Buddhismus werden diese Tätigkeiten selbst zur Meditation. Bei unangenehmen Tätigkeiten wie Katzenklo-Putzen (Loomans Lieblingsbeispiel), unangenehme Anrufe tätigen oder Keller-Aufräumen können Sie zusätzlich noch zu sich sagen: „Ich nehme diese Tätigkeit an“. Und dann lassen Sie sich darauf ein, dass das jetzt Ihre Aufgabe ist.

„Der Tag besteht aus vielen kleinen aneinandergereihten Stückchen Zeit, die wir wahlweise mehr oder weniger stark zum Leben erwecken können.“

3. Schaffen Sie sich Zeitinseln zwischen Ihren Tätigkeiten. 

Eine Zeitinsel ist eine ganz andere Tätigkeit zur Unterbrechung von Tätigkeiten, bei der man sich nicht geistig anstrengt und seine Gedanken schweifen lassen kann, z.B. Pflanzen gießen, zum Getränkeautomat gehen, einmal um den Block laufen.

Diese Zeitinseln benötigt unser Geist, um sich auszuruhen. Unsere Intuition bearbeitet Folgendes in diesen Pausen:

• Sie wertet die zurückliegende Tätigkeit aus und liefert beispielsweise noch Ergänzungen und Verbesserungsvorschläge.
• Sie lässt uns durchatmen und zur Ruhe finden. Wir nehmen viel besser wahr, dass wir gerade etwas bewältigt oder geleistet haben.
• Drittens plant sie bereits die nächsten Schritte der kommenden Tätigkeit.

Zeitinseln können entweder dann eingebaut werden, wenn der Körper signalisiert, „ich werde langsam müde“, wenn Sie zu einem natürlichen Ende mit einer Aufgabe gekommen sind, oder wenn Sie gerade nicht wissen, wie Sie weitermachen sollen oder wollen. Loosmans sieht diese Gedankenpausen auch als „Loslassen von sich selbst.“

4. Widmen Sie Unterbrechungen Ihre volle Aufmerksamkeit.

So ein Büro-Arbeitsalltag oder ein Lehrer-Arbeitsalltag besteht fast nur aus Unterbrechungen, wie soll da „sinnvolles“ Arbeiten noch möglich sein? Wenn Sie wertschätzend mit Unterbrechungen umgehen, werden diese zu eigenständigen Tätigkeiten und gewinnen damit an Ansehen. Sie sind dann nicht länger Störfaktoren.

Diese Unterbrechungen können auch von innen heraus als Gedanken an etwas, das wir nicht vergessen dürfen, auftreten. Hier können Sie wieder üben, kurz zu visualisieren, wie Sie diese Aufgabe durchführen, um Sie danach loszulassen und die volle Aufmerksamkeit wieder Ihrer Hauptaufgabe zu widmen. Nicht beachtete Gedanken sind wie kleine Kinder, die mit immer mehr Nachdruck und Nerverei die Aufmerksamkeit ihrer Eltern erheischen wollen.

5. Freunden Sie sich mit Aufgaben, die Sie vor sich her schieben, an.

Diese unangenehmen Aufgaben nennt Loomans „nagende Ratten“, weil sie uns unterschwellig nicht in Ruhe lassen und Energie für die aktuelle Tätigkeit abziehen. Er schlägt folgende Vorgehensweise in sieben Schritten im Umgang mit ihnen vor:

1. Sie treffen sich mit dieser Aufgabe in Gedanken und schauen ihr in die Augen (Sie schieben sie also nicht länger weg).
2. Sie vereinbaren mit ihr, dass sie nicht sofort erledigt werden muss, dass Sie sich gerade nur mal mit ihr zusammensetzen, um sie kennenzulernen.
3. Fragen Sie sich dann: Was bringen Sie schon mit, um diese Aufgabe zu lösen?
4. Und was fehlt Ihnen, wo bräuchten Sie evtl. Unterstützung, was müssten Sie sich noch aneignen, um die Aufgabe zu lösen?
5. Denken Sie darüber nach, was Ihnen schwer fällt an der Aufgabe, wovor Sie evtl. sogar Angst haben.
6. Visualisieren Sie, wie Sie die Handlung trotzdem durchführen, auch wenn Sie die damit verbundene Spannung spüren.

Durch diese Vorbereitung verbessern Sie Ihre Beziehung zu dieser Aufgabe. Sie wird durch diesen bewussten Umgang von einer „nagenden Ratte“ in ein „weißes Schaf“ umgewandelt. Und weiße Schafe sind Tätigkeiten und Aufgaben, die geduldig hinter uns herziehen und alle dann ihre Aufmerksamkeit bekommen, wenn sie „dran“ ist. Den Zeitpunkt dafür wird unsere Intuition bestimmen.

„Wenn Sie mit ihnen befreundet sind, werden sie Ihnen treu folgen, ohne Ihnen vor die Füße zu laufen.“

Je mehr wir im Stress sind, desto eher fallen Tätigkeiten, die uns Spaß machen, die wir „einfach nur so“ einmal wieder gerne durchführen würden, hinten herunter. Diese können Sie genauso behandeln wie „nagende Ratten“. Schenken Sie Ihnen kurz bewusst Aufmerksamkeit. Sehen Sie sich selbst, wie Sie diese erleben werden. Fühlen Sie die Freude, die diese Tätigkeit mit sich bringen wird. – Und sie wird sich als weißes Schaf in die Herde einreihen und zur passenden Zeit von Ihrer Intuition aus dem Hut gezaubert werden. Gerade wenn Sie meinen, dass Sie gar keine Zeit mehr für diese Dinge des Lebens haben, machen Sie die Übung regelmäßig.

6. Hintergrundprogramme beobachten und zur Ruhe bringen.

Hintergrundprogramme in Form von Sorgen oder überholten Glaubenssätzen ziehen Energie von unserer Haupttätigkeit ab. Es ist nicht hilfreich, diese wegzudrücken, weil dahinter immer Emotionen stehen, die gespürt werden wollen – auch wenn unser Denken diese Gefühle als unangenehm einstuft und gerne vermeiden möchte. Loomans schlägt zwei Strategien zur Beruhigung dieser Hintergrundprogramme vor:

• Gehen Sie spazieren, während des Gehens denken Sie an die Sorge, das Angstgefühl oder die kreisenden Gedanken. Nehmen Sie wahr, wie diese sich im Körper äußern. Alleine diese Wahrnehmung führt dazu, dass die Emotion abnehmen wird.
• Sie können eine ähnliche Übung auch im Sitzen in einem ungestörten Raum durchführen. Lassen Sie das Gefühl im Körper deutlich werden, beobachten Sie es, aber bewerten Sie es nicht. Versuchen Sie auch nicht in den Widerstand zu gehen, sondern schauen Sie es liebevoll an und sehen Sie ihm dabei zu, wie es sich verabschiedet.

„Die vielen Hintergrundprogramme hatten den Laptop (in diesem Fall unser Gehirn, Anmerkung M.N.) einfach komplett zugemüllt.

7. Intuitiv und spontan entscheiden, was man tun wird.

Die Intuition will also genauso wie unser Verstand umfassend informiert werden, über feste Termine, über Abgabezeiten, vorgeschriebene Meilensteine, zu erstellende Produkte, Auftraggeber etc., so dass sie den Zeitpunkt bestmöglich ermitteln kann, an dem diese Aufgabe zur Erfüllung gebracht werden soll. Nutzen Sie dazu Ihren Terminkalender, evtl. auch To-Do-Listen, die Sie später immer weniger benötigen werden. Wenn Ihre Intuition von Ihnen dann informiert wurde, wenn sie die Aufgabe kurz in der Zukunft visualisiert haben, dann dürfen Sie sie auch Loslassen. Das heißt, sie müssen nicht ständig daran denken, dass da noch etwas Unerledigtes ist und sich Sorgen darüber machen, wann Sie das um Himmels Willen noch in Ihrem vollgestopften Wochenplan unterbringen sollen. Sie haben die Aufgabe eingespeist in Ihr dynamisches Verarbeitungssystem und Sie vertrauen darauf, dass der beste Platz und Zeitpunkt für dieses Puzzlestück von Ihrer Intuition gefunden wird.

Unser Arbeitsleben ist nicht planbar. Zeitmangement-Gurus empfehlen, den Tag nur zu 60 Prozent zu verplanen, damit genug Puffer für Unerwartetes bleibt. Haben Sie das schon mal versucht? Ich würde mit dem reduzierten Pensum nicht durchkommen. Das Tolle an der Intution ist, dass sie gerade nicht erschreckt wird von unerwarteten Aufgaben und vermeintlichen Störungen, da sie dann einfach die Planung anpasst.

„Die Intuition kümmert sich um Ihre Arbeit und sie kümmert sich auch um Sie.“

Sie kennen diese Art der Entscheidung vielleicht aus entspannten Wochenende. Wenn keine Termine anstehen und Sie von Moment zu Moment entscheiden, ganz lustorientiert, wonach Ihnen gerade ist. Wenn Sie im Privatbereich die gleiche Methode angewendet haben, eventuell anstehende Aufgaben der Intuition per Visualisierung vorzustellen, könnte es sogar sein, dass Ihnen dann plötzlich vor dem Biergartenbesuch danach ist, die Klamotten auszusortieren…

Bisher war ich der Meinung, dass wir Flow nur erleben können, wenn wir vertieft und über einen längeren Zeitraum an einer Sache dran bleiben, die uns richtig liegt. Dieses Buch hat mein Verständnis von Flow deutlich erweitert.

Was Sie vom Zeitsurfen haben:

• Ein sensibles Gespür dafür, wann die Zeit für welche Tätigkeit reif ist.
• Sie wissen, wann es so leicht wie möglich geht, auch unangenehmere Aufgaben anzupacken, vor denen wir eigentlich zurückscheuen.
• Die Tätigkeiten greifen organisch ineinander, Sie spüren keine Brüche und sind oft im Flow, obwohl Sie verschiedene Tätigkeiten hintereinander ausführen.
• Oft präsentiert Ihnen die Intuition sogar mehrere Möglichkeiten, welche Tätigkeiten als nächstes passen würden, da haben Sie dann zusätzlich noch die Freude der Wahl, weil sie gar nichts falsch machen können und der Verstand hat das Gefühl (!), hier auch noch mitspielen zu dürfen.
• Die Intuition kann die verschiedensten Faktoren, die für Ihre Arbeitszufriedenheit relevant sind, gleichzeitig berücksichtigen: Nicht nur die spezifische Art der Tätigkeit, Abwechslung Ihrer Tätigkeiten untereinander, Termine, die eingehalten werden müssen, sondern auch Ihr Energielevel bzw. Ihren Biorhythmus, Vorlieben im Moment, die Atmosphäre, wenn Sie im Team arbeiten– ist das nicht unglaublich?
• Mehr innere Gelassenheit und das Vertrauen, dass Sie alle Ihre Aufgaben zur rechten Zeit hinbekommen werden.
• Durch die Stressreduktion weniger körperliche Belastung und ein gesteigertes Durchhaltevermögen. Sie betreiben aktive Burnout-Prävention.
• Sie haben mehr Kraft und Energie für das Privatleben übrig, weil Sie sich nicht komplett verausgabt haben und den „Kopf noch frei haben“ für anderes.

Ich bin der Meinung, dass diese Art des Arbeitens uns auch in der Zukunft der Arbeitswelt viel Freude machen wird, in der es zunehmend um Kreativität und einen guten Zugang zur eigenen Intuition geht, um Lösungen für komplexe Fragestellungen in komplexen Zusammenhängen zu entwickeln. Ganz nebenbei bemerkt können wir so unser menschliches Potenzial wunderbar einbringen und müssen nicht in Panik verfallen, weil uns möglicherweise kognitives, rein wissensorientiertes Denken zukünftig von künstlichen Intelligenzen abgenommen wird.

Dann wünsche ich Ihnen Gelassenheit und Geduld beim Selbstexperiment des Zeitsurfens. Schreiben Sie gerne in den Kommentaren, welche Erfahrungen Sie mit dieser Art des intuitiven Arbeitens gemacht haben, ich freue mich darauf.

Und hier der Link zum Buch, falls Sie das Gelesene noch vertiefen möchten: